Praxis-Software

Wer Bargeld in seiner Praxis entgegennimmt, unterliegt der KassenSicherungsVerordnung (KassenSichV)

Bitte beachten: Wir bieten zu dem Thema auch kostenlose Webinare an. Hier kostenlos anmelden.

Hintergrund
Mit der KassenSichV werden alle Barumsätze mit einer Technischen Sichheitseinrichtung (TSE) manipulationssicher aufgezeichnet und können vom Finanzamt bzw. deren Prüfern abgefragt werden. Sie gilt für Registrierkassen, aber auch für jede Abrechnungssoftware (egal für welche Branche und Hersteller), sofern diese die Verwaltung von Bareinnahmen zulässt. Sobald Sie Bargeld bekommen, muss(!) dazu eine Quittung erstellt werden (sog. Bonpflicht). Das ist gesetzliche Pflicht und eine Nichtbeachtung kann dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung verworfen wird und die Einnahmen geschätzt werden.

Was ist eine TSE?
Mit der TSE werden die Daten einer Bargeldzahlung manipulationssicher auf einen Internet-Server oder einen USB-Stick gespeichert. Dabei werden nur die Transaktionsdaten gespeichert, also kein Patientenname oder ein Verwendungszweck. Eine TSE wird von einem zugelassenen Dienstleister angeboten, der diese in einem aufwändigen Verfahren lizenziert hat. SoliPrax nutzt die TSE der Firma Fiskaly.

Was bedeutet das für uns HeilpraktikerInnen?
Sobald Sie Bargeld in Ihrer Praxis entgegennehmen und mit dem SoliPrax Programm eine Quittung erstellen möchten, wird eine TSE benötigt. Die Kosten hierfür (65,- Euro /Jahr) müssen Sie tragen. Die TSE kann über unsere Homepage im Rahmen der Software-Lizenzierung bestellt werden. Wer die TSE nicht bestellt, kann weder Quittungen mit dem Programm erstellen, noch Barbuchungen eingeben.

Welche Alternativen gibt es?
Ohne TSE gibt es nur 2 Alternativen: Die „offene Ladenkasse“ oder der völlige Verzicht auf Bareinnahmen.

Was ist eine „offene Ladenkasse“?
Sie war ursprünglich eher für Unternehmen gedacht, die keine Quittungen erstellen können, also z.B. Kirmesbuden, Toilettenhäuser usw. Sie ist aber auch für andere Branchen erlaubt. Die offene Ladenkasse umfasst die handschriftliche(!) Aufzeichnung der Bareinnahmen mit Nennung der Patientennamen und die handschriftliche(!) Quittung. Der Kassenbericht und alle Einnahmen sind täglich(!) und manuell(!) anzufertigen. Sogar die Verwendung von Excel® oder Word® o. Ä. ist nicht gestattet. Darüber hinaus empfiehlt es sich, täglich ein Zählprotokoll anzufertigen (Anzahl Geldscheine und Münzen). Es ist ratsam, die offene Ladenkasse sehr gründlich zu führen, denn es können jederzeit unangemeldete Prüfungen stattfinden. Die Einnahmen werden geschätzt, wenn die Ladenkasse Lücken aufweist und nicht kassensturzsicher (d.h. tagesaktuell) ist. Die offene Ladenkasse ist sehr fehleranfällig und erhöht den Verwaltungsaufwand. Eine offene Ladenkasse kann auch dazu führen, dass das Finanzamt genauer prüft, vielleicht, weil man Schwarzgeld vermutet.

Wer auf alle(!) Bareinnahmen verzichtet, braucht keine TSE
Die Praxis erstellt ausnahmslos für alle Patienten eine Rechnung und bekommt das Geld vom Patienten überwiesen, natürlich mit den bekannten Nachteilen: Verzögerte Bezahlung, unangenehmes Mahnwesen und erhöhter Verwaltungsaufwand. Hierbei ist wichtig: Es gibt KEINE Ausnahme! Selbst wenn nur 2 Patienten im Jahr bar bezahlen, ist eine der beiden Lösungen PFLICHT!

Ohne TSE Lizenz ist keine Barbuchung möglich!

Gibt es einen „Königsweg“?
Ja, und zwar einen sehr eleganten! Wer unsere Abrechnungsstelle nutzt, braucht keine TSE und keine offene Ladenkasse, denn die Honorare werden über uns abgerechnet. Damit bekommen Sie Ihr Geld quasi sofort (SoliPrax geht in Vorkasse!) und genießen auch noch weitere Vorteile. Das Gute: Wir verzichten auf einen Mindestumsatz, so dass auch die kleinste Praxis sicher und komfortabel über uns abrechnen kann. Mit unserer Abrechnungsstelle kommen Sie einfach, schnell und günstig zum Honorar! Den "Königsweg" nutzen schon viele Kollegen - seit nunmehr fast 20 Jahren!

Wichtiger Hinweis: Dieser Text ist das Ergebnis unserer Recherche und ersetzt keinesfalls die Rücksprache mit Ihrem/Ihrer SteuerberaterIn.