25.09.2020

Es gibt eine (nicht ganz) neue Verordnung, die alle Heilpraktiker betrifft, die Bargeld in der Praxis entgegennehmen

Alle Unternehmen (also auch Praxen) die Bargeld erhalten, unterliegen der Kassensicherungsverordnung oder kurz KassenSichV.

Da es bei Barumsätzen in der Vergangenheit zu massivem Steuerbetrug gekommen ist, will der Gesetzgeber mit dieser Verordnung für mehr Steuergerechtigkeit (und Einnahmen) sorgen.

Mit der KassenSichV werden Bar- und EC Umsätze manipulationssicher aufgezeichnet und können vom Finanzamt bzw. deren Prüfer eingesehen werden. Sie gilt für Registrierkassen, aber auch für Abrechnungssoftware (egal für welche Branche und Hersteller), sofern diese Bareinnahmen zulassen. Das ist gesetzliche Pflicht und eine Nichtbeachtung kann dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung verworfen wird und die Einnahmen geschätzt werden.

Was ist erforderlich? Um der KassenSichV genüge zu leisten, wird eine "technische Sicherheitseinrichtung" oder kurz TSE benötigt. Die TSE ist eine zertifizierte Schnittstelle für Software und muss von den Anbietern der Abrechnungssoftware bereitgestellt werden. Die TSE kann man kaum selbst entwickeln, weil die Zertifizierung sehr teurer ist (ca. 1 Mio €), daher nutzt man eine TSE von einem externen Anbieter, der sich das natürlich bezahlen lässt. Diese Kosten kommen also zusätzlich auf die Praxis zu. Wir sind bereits in Verhandlungen mit einem Anbieter einer TSE und hoffen, die Zusatzkosten auf unter 70 € / Jahr halten zu können (Stand Sep. 2020).

Was bedeutet das für Heilpraktiker? Wer Bareinnahmen entgegennimmt, kommt um eine TSE kaum herum.

Welche Alternativen gibt es? Ohne TSE gibt es nur 2 Alternativen: Die „offene Ladenkasse“ oder der völlige Verzicht auf Bareinnahmen.

Was ist eine „offene Ladenkasse“? Sie war ursprünglich eher für Unternehmen gedacht, die keine Quittungen erstellen können, also z.B. Kirmesbuden, Toilettenhäuser usw. Sie ist aber auch für andere Branchen erlaubt. Die offene Ladenkasse umfasst die handschriftlichen(!) Aufzeichnung der Bareinnahmen mit Nennung der Patientennamen. Der Kassenbericht und alle Einnahmen sind täglich(!) und manuell(!) anzufertigen. Sogar die Verwendung von Excel o.ä. ist nicht gestattet. Darüber hinaus empfiehlt es sich, täglich ein Zählprotokoll anzufertigen (Anzahl Geldscheine und Münzen). Es ist ratsam, die offene Ladenkasse sehr gründlich zu führen, denn es können jederzeit unangemeldete Prüfungen stattfinden. Die Einnahmen werden geschätzt, wenn die Ladenkasse Lücken aufweist und nicht kassensturzsicher ist. Die offene Ladenkasse ist fehleranfällig und erhöht den Verwaltungsaufwand. Es ist ratsam, dass man zu diesem Thema den Steuerberater befragt.

Es ist damit zu rechnen, dass eine Praxis, die eine offene Ladenkasse führt, vom Finanzamt genauer geprüft wird, weil man Schwarzgeld vermutet.

Verzicht auf Bareinnahmen? Nein, nicht grundsätzlich! Mit der TSE kann die Praxis problemlos weiterhin Bargeld entgegen nehmen. Die SoliPrax Software wird zum Stichtag die TSE mit anbieten.

Wer auf alle(!) Bareinnahmen und auch auf Zahlung per EC-Karte verzichtet, braucht keine TSE. Die Praxis erstellt ausnahmslos eine Rechnung für die Behandlung und bekommt das Geld über die Bank-Überweisung. Natürlich mit den bekannten Nachteilen: Verzögerte Bezahlung, unangenehmes Mahnwesen und der erhöhte Verwaltungsaufwand.

Gibt es einen „Königsweg“? Wer unsere Abrechnungsstelle nutzt bekommt sein Geld quasi sofort (SoliPrax geht in Vorkasse!) und hat auch eine Reihe weiterer Vorteile. Das Gute: Wir verzichten auf einen Mindestumsatz, so dass auch die kleinste Praxis sicher und komfortabel über uns abrechnen kann. Die Abrechnungsstelle ist sicherlich der eleganteste Weg, um sofortige Liquidität mit möglichst wenig Verwaltungsaufwand zu kombinieren.

Ab wann endet die Übergangsfrist? Eigentlich gilt die KassenSichV schon seit längerem, doch die Anbieter der TSE kommen mit der Zertifizierung nicht nach, so dass die Bundesländer (derzeit bis auf Bremen) eine Nichtbeanstandungsfrist bis 31. März 2021 eingeräumt haben. Die SoliPrax Software wird zum Stichtag eine Cloud-TSE Schnittstelle zur Verfügung stellen (dazu muss der Computer einen Internetanschluss haben).

Wenn Sie Ihren Praxis-Computer offline (also ohne Internetanschluss) betreiben, benötigen Sie eine TSE-Schnittstelle auf einem USB Stick oder einer SD-Karte (etwa 250,- € für 5 Jahre). Die Bestellung/Reservierung sollten Sie bis zum 30.09.2020 hier per E-Mail vornehmen.

Fazit für SoliPrax Anwender
Mit der KassenSichV erhöhen sich die Anforderungen für alle Praxen, die Bargeld entgegennehmen. Die Praxis hat zwei Möglichkeiten:

  1. Wer weiterhin Bargeld entgegen nimmt, benötigt die TSE (kostenpflichtig, aber sicher) oder führt eine offene Ladenkasse (kostenlos, aber umständlich, fehleranfällig und birgt die Gefahr der genaueren Prüfung durchs Finanzamt).
  2. Man verzichtet auf alle Barumsätze und erstellt ausschließlich Rechnungen. Bequem und sicher ist die Nutzung unserer Abrechnungsstelle, die auch für schnellen Geldfluss sorgt.

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